ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง

   เป็นที่ยอมรับกันว่าผู้บริหารเป็นบุคคลหรือคณะบุคคลที่มีความสำคัญต่อการดำรงอยู่และอนาคตขององค์กร โดยอาศัยความชำนาญ ประสบการณ์ และจะครอบคลุมถึงความอยู่รอด ความมั่งคง และกำหนดทิศทางในการเจริญเติบโตขององค์กรอีกด้วย

ระดับการบริหารและสารสนเทศที่จำเป็น

                                        

ความหมายของระบบสารสนเทศ ElS,ESS และ EDSS

ระบบสนับสนุนการทำงานของผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS ) หมายถึง ระบบ ElS ที่มีการเพิ่มเติมความสามารถ เช่น ใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อค้นหาสารสนเทศได้ สามารถประชุมทางไกล หรือการมีระบบสำนักงานอัตโนมัติรวมอยู่ด้วย

ระบบสารสนเทศระดับองค์กร (Enterprise lnformation :ElS หมายถึง ระบบที่สนับสนุนการใช้สารสนเทศร่วมกันทั้งองค์กรตามความต้องการในเเต่ละส่วนงาน สำหรับผู้ใช้ตั้งเเต่ระดับปฏิบัติการจนถึงระดับสูง และสามารถใช้งานร่วมกับองค์กรอื่นได้ ซึ่งจัดว่าเป็นส่วนสำคัญของระบบ 

Enterprise Resource Planning (ERP)

ระบบสนับสนุนการทำงานขององค์กร (Enterprise Supprt Systems :ESS) หมายถึง ระบบที่ช่วยสนันสนุนการตัดสินใจในระดับบุคคล กลุ่ม และ องค์กร โดยมีระบบ Enterprise Supprt Systems  เป็นส่วนประกอบ และมีระบบ  Decision Support Systems เพื่อช่วยในการวางแผนงานต่างๆ

บางครั้งระบบ ESS จะใช้ประโยชน์จากคลังข้อมูลขององค์กร Data Warehouse จะทำให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น และในที่สุดจึงเรียกระบบดังกล่าวได้อีกอย่างหนึ่งว่า " ระบบสนับสนุนการตัดสินใจระดับองค์กร (Enterpris Decision Supprt Systems :EDSS)"

ความสำคัญของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (ElS) มีต่อผู้บริหารระดับสูง

1.มองเห็นภาพความเป็นไปในธุรกิจของตนเองได้อย่างชัดเจน
2.มองเห็นเป้าหมายของการบรหารที่ชัดเจน
3.มีความสะดวกเเละประหยัดเวลาในการติดตาม
4.มีสารสนเทศที่ถูกต้องเเละทันต่อเหตุการณ์
5.เพิ่มประสิทธิภาพของการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บริหารระดับสูงด้วยกัน
6.มีข้อมูลเปรียบเทียบระหว่างองค์การ
7.สามารถพยากรณ์หรือคาดคะเนปัญหาต่างๆได้
8.ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงเล็งเห็นโอกาสใหม่
9.เป็นสื่อในการพัฒนาบุคคลากร

ความสำคัญของระบบสำหรับผู้บริหารระดับสูง (ELS) ที่มีต่อองค์กร

1. มีการวางกลยุทธ์ทางธุรกิจ
2. มีการคาดการณ์ในอนาคต
3. มีการขยายตัวขององค์การ
4. มีสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้บริหารในองค์การ
5. สามารถแข่งขันกับองค์การอื่น
6. สร้างภาพลักษณะที่ดีขององค์กร
7. การใช้สารสนเทศที่มีอยู่ในองค์การ
8. ลดความเสี่ยงหรือความเสียหายหรือการสูญเสียโอกาส

ขั้นตอนและวิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง

-การวางแผนพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง
-การศึกษาสภาพการณ์ปัจจุบัน
-การวิเคราะห์ความต้องการของผู้บริหารระดับสูง
-การออกแบบระบบ
-การจัดทำโครงสร้างและวางระบบ ElS
-การพัฒนาระบบต้นแบบให้เป็นระบบที่สมบูรณ์เต็มรูปแบบ
-การปรับใช้ระบบ
-การประเมินผลการใช้ระบบและการทำงานของระบบ
-การขยายขีดความสามารถของระบบ

บทบาทของผู้บริหารระดับสูง

1. บทบาทในการสร้างความสัมพันธภาพที่ดี ( interpersonal roles ) การประสานงานกับบุคคลภายในและภายนอกองค์การจึงควรมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีทั้งกับผู้บริหารด้วยกันเอง ผู้ร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และบุคคลภายนอก
2. บทบาทด้านข้อมูลข่าวสาร (information roles ) ผู้บริหารเป็นทั้งผู้รับและผู้เผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร จึงต้องมีการตรวจสอบข้อมูล ความน่าเชื่อถือ ผู้บริหารควรมีความรู้ มีความสามารในการถ่ายทอดข้อมูลในการถ่ายทอดข้อมูลเพื่อให้เกิดภาพพจน์ที่ดีต่อองค์การ
3. บทบาทด้านการตัดสินใจ  (decisional roles)  มีความสามารในการตัดสินใจ คาดการณ์ล่วงหน้า สามารถควบคุมสถานการณ์ แก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้อง ทันต่อเหตุการณ์

การตัดสินใจของผู้บริหาร

                                           การตัดสินใจของผู้บริหาร มี 4 ลักษณะ 

การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

   - กำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ และ ทิศทางในการดำเนินงาน

การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี

    - กำหนดแนวทางในการดำเนินงาน

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

    - ตัดสินใจแก้ปัญหาเพื่อมิให้เกิดความเสียหายต่อภาพพจน์ และ การดำเนินธุรกิจ

การตรวจสอบและควบคุม

     - ตรวจสอบและควบคุมการปฎิบัติงานให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้

ลักษณะข้อมูลสำหรับผู้บริหารระดับสูง

     ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งภายในและภายนอกองค์การที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจ ข้อมูลต้องกลั่นกรอง และคัดเลือกก่อนที่นำมาวิเคราะห์ในเชิงปริมาณ และเชิงคุณภาพ ผู้บริหารจะนำผลที่ได้จากการวิเคราะห์มาพิจารณาการดำเนินงานขององค์การว่าเป็นเช่นไร  จะทำการปรับปรุง แก้ไขปัญหา การสร้างโอกาสใหม่ๆ ให้กับองค์การได้หรือไม่ จึงทำการตัดสินใจแก้ปัญหา ปรับกลยุทธ์ วางแผนการดำเนินงาน

ข้อมูลสำหรับผู้บริหารระดับสูง

ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าทีกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ กลยุทธ์ และ นโยบายขององค์การ ต้องอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอก

แหล่งข้อมูลที่จะนำมาจัดทำสารสนเทศสนันสนุนให้ผู้บริหารมาจาก 3 แหล่ง ดังนี้
   1.ข้อมูลจากภายในองค์การ
   2.ข้อมูลจากภายนอกองค์การ
   3.ข้อมูลที่ได้จากกระบวนการดำเนินงาน

1.ข้อมูลจากภายในองค์การ   (Internal Data)  

มีประโยชน์ต่อการบ่งชี้ผลการปฏิบัติงาน (Key Performance Indicators : KPI) ประกอบด้วย

1. ข้อมูลจากกระบวนการดำเนินงาน (Transaction Processing Data) แสดงถึงการปฏิบัติงานขององค์การ การควบคุม การตรวจสอบ และการแก้ปัญหาโดยทั่วไป
2. ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงาน ของแต่ละส่วนงาน หรือโครงสร้างต่าง ๆ ขององค์การ เช่น งบประมาณ แผนค่าใช้จ่าย เป็นต้น

2.ข้อมูลจากภายนอกองค์การ (External Data)

    มีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์การ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า ข้อมูลคู่แข่งขันในการดำเนินธุรกิจ ฯลฯ

3.ข่าวสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารระหว่างกัน

    ระหว่างผู้บริหารระดับสูงด้วยกัน ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน ระหว่างพนักงานในองค์การ หรือระหว่างองค์การอื่นๆ เช่น ข่าวสารจากสื่อมวลชนต่าง ๆ

คุณลักษณะของระบบ ESS/EIS

1.ให้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางเเผนกลยุทธ์
2.ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน
3.เชื่อมโยงกับเเหล่งข้อมูลภายนอก สามารถเชื่อมโยงระหว่างสื่อหลายมิติ
4.สามารถประมวลผลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า
5.พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร
6.มีระบบรักษาความปลอดภัย

คุณสมบัติของระบบ ESS/EIS

- ไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์
- ระบบ สามารถใช้งานได้ง่าย
- มีความยืดหยุ่นสูง จะต้องสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
- การใช้งาน ใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
- การสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับสูง ไม่มีโครงสร้างที่เเน่นอน
- การสนับสนุนข้อมูล ทั้งภายในเเละภายนอกองค์กร
- ผลลัพธ์ที่เเสดง ตัวอักษร ตาราง ภาพเเละเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
- การใช้งานกราฟฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
- ความเร็วในการตอบสนอง จะต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว

เปรียบเทียบข้อดีเเละข้อด้อย ของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

ข้อดีของระบบ ESS/ElS

1.ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการใช้งาน

2.การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์

3.ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ

4.ทำให้สามารถเข้าในสารสนเทศได้ดีขึ้น

5.มีการกรองข้อมูลให้ประหยัดเวลา

6.ทำให้ระบบสามารถติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น

ข้อด้อยของระบบ ESS/ElS

1.มีข้อจำกัดในการใช้งาน

2.อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป

3.ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ

4.ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้

5.ระบบอาจจะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้

6.ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

7.ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล

กระบวนการของการใช้ข้อมูล เพื่อการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง

    ตั้งเเต่สมัยอดีตจนถึงปัจจุบัน ผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องมีข้อมูลเพื่อใช้ในการสนันสนุนกระบวนการบริหารงานด้านต่างๆข้อมูลต่างๆนี้อาจอยู่ในรูปของเอกสาร หรือ รายงานหรือใช้เทคดนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือในการนำเสนอ

    ขั้นตอนต่อมาผู้บริหารระดับสูงจะต้องนำมาพิจารณาว่าการดำเนินงานขององค์การมีสภาวการณ์เป็นเช่นไร มีปัญหาที่ต้องแก้ไขปรับปรุงบ้างหรือไม่จากนั้นจึงเริ่มตัดสินใจปรับกลยุทธ์ วางเเผนดำเนินงาน หรือแก้ปัญหาดังกล่าว อันถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการตัดสินใจ

โครงการอบรมหลักสูตร "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับผู้บริหารระดับสูง" รุ่นที่ 1 [ตอนที่ 4]

                   https://youtu.be/xxQgReDKK4s